Дуже часто, особи, що готують документи для подачі в закордонні установи, стикаються з такими поняттями як “апостиль”, “переклад” і “нотаріальне посвідчення” і, дуже часто, плутаються в них. Саме тому ми спробуємо трошки прояснити ситуацію, що таке апостиль.
Спочатку, трохи загальної інформації про міжнародний документообіг.
Незважаючи на діджиталізацію і відмову, не тільки від підписів і печаток на документах, а і взагалі від паперових документів, всі документи, що подаються за кордон (або приходять з-за кордону) повинні бути в паперовому вигляді (hard copies) і містити печатку та підпис. Електронні документи, що видані наприклад в ОАЕ, в Україні жодна інстанція не прийме.
Крім того, навіть якщо документ надрукований на паперовому бланку, і містить підпис, печатку, назву органа, що видав, і інші відомості – це все одно не означає що інша держава буде довіряти такому документу. В першу чергу, це пояснюється тим, що закордонним інстанціям неможливо встановити чи дійсно цей документ справжній, чи він є підробкою.
Наприклад – свідоцтво про народження видане в Україні і підписане керівником РАЦСу і скріплене печаткою РАЦС – для нас це документ, який має юридичну силу, а для Італії – ні, тому що італійський держслужбовець не може перевірити справжність цього документа сам, він не може подзвонити в РАЦС і спитатися, чи такий документ видавався, і доступу до будь-яких Український електронних реєстрів такий іноземний службовець не має, і також він не володіє українською мовою, щоб щось з’ясувати.
Саме тому, щоб якось вирішити це питання, світові держави погодили різноманітні процедури легалізації, які ще застосовуються в наш час.
Приклад процедури легалізації
- Документ: Свідоцтво про народження видане в Канаді (Канада не підписала конвенцію про апостиль).
- На свідоцтво ставиться посвідчення Ministry of Government and Consumer Services Канади, в якому канадський уряд підтверджує справжність підпису і печатки на свідоцтві виданому Vital Records Office – канадським аналогом РАЦС.
- Після цього, документ заноситься до Консульства Канади, наприклад у Львові, де справжність підпису і печатки канадського урядовця посвідчує консул Канади у Львові.
- Після чого, документ передається до МЗС України де підпис і печатку консула посвідчує український уряд, і ставить відповідний посвідчувальний напис і печатку українською мовою.
Таким чином, класична легалізація – це цілий ланцюжок підтверджень справжності підписа і печатки на документі, спочатку органами країни, що видала, а потім країни, що приймає документ. Без цього – документ недійсний, і його навіть офіційно перекласти не можна!
ТЕПЕР – БЕЗПОСЕРЕДНЬО ПРО АПОСТИЛЬ.
Оскільки вищевказана процедура легалізації була дуже марудна і довга, в певний момент країни переважно Америки і Європи домовилися, і погодили спрощену процедуру легалізації – такий собі універсальний штамп, при наявності якого всі країни-підписанти повинні відразу визнавати такий документ, без багаторівневих підтверджень. Називається ця конвенція офіційно “Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” – а по простому – просто Гаазька конвенція про Апостиль.
Саму цю універсальну печатку – назвали французькою мовою “Апостиль” – що приблизно і означає “засвідчення”. Однак, дуже багато країн не підписало цієї конвенції – наприклад, Канада, Швейцарія, Китай, Єгипет і інші. Саме тому, при подачі документів в ці країни – можна повністю насолодитися біганням по різноманітних міністерствах їх представництвах і консульствах, куди спочатку ще треба записатися і сплатити їх послуги, і т.п. Отже, Апостиль – це дуже круто, зручно і швидко, звісно – якщо ваша країна підписала відповідну конвенцію))).
Як Виглядає Апостиль?
Переважно, апостиль прикріплюють у вигляді окремого бланку/або наліпки (подеколи – проставляють у вигляді штампа) який прикріплюється, або приклеюється до документа, який посвідчується. Апостиль завжди містить 10 пунктів у яких зазначається посилання на Гаазьку Конвенцію, визначається, хто підписав і засвідчив сам документ, а також, хто підписав і засвідчив власне Апостиль. А також печатка, переважно Міністерства закордонних справ, хоча часто апостиль ставить і мін. юстиції, освіти, а, в деяких країнах – суди, прокуратури, міністерства і департаменти – в залежності хто за це відповідає в конкретній країні.
НА ЯКІ ДОКУМЕНТИ МОЖНА ПОСТАВИТИ АПОСТИЛЬ?
- Рішення суду, а також судові накази, ухвали, постанови.
- Дипломи, додатки, атестати, архівні/академічні довідки.
- Довідка про прописку додат. Форма 13.
- Нотаріальні заяви, довіреності, все, що на нотаріальному бланку.
- Всі документи, що видає РАЦС.
- Медичні довідки, які підписала особа, що подавала зразки свого підпису в місцеве представництво МЗС.
- Витяги з реєстрів (через Афідевіт).
- Довідки з ЖЕКів – через нот. копію.
- Довідки про несудимість.
АПОСТИЛЬ НЕМОЖЛИВО ПОСТАВИТИ НА:
- Якщо документ, наприклад заяву, засвідчило і видало консульство України в іншій країні (потрібно тоді робити легалізацію).
- Приватних довідках від роботодавців, цивільно-правових договорах – на всьому, що містить приватні печатки – апостиль не ставиться.
- Рішення третейських судів.
- Трамвайних квитках, поезії, повідомленнях в вайбері.
- Свідоцтв РАЦС періоду СРСР, 90-х років, а також початку 2000-х, (до 2010 майже не ставлять). Свідоцтвах про народження виданих сільрадами і консульствами – апостиль не поставлять.
- Неможливо поставити апостиль на іноземний документ в Україні – тільки в тій країні, яка його видала.