ЩО ТАКЕ АПОСТИЛЬ, І В ЯКИХ СИТУАЦІЯХ ВІН ПОТРІБЕН?

Дуже часто, особи, що готують документи для подачі в закордонні установи, стикаються з такими поняттями як “апостиль”, “переклад” і “нотаріальне посвідчення” і, дуже часто, плутаються в них. Саме тому ми спробуємо трошки прояснити ситуацію, що таке апостиль.

Спочатку, трохи загальної інформації про міжнародний документообіг.

Незважаючи на діджиталізацію і відмову, не тільки від підписів і печаток на документах, а і взагалі від паперових документів, всі документи, що подаються за кордон (або приходять з-за кордону) повинні бути в паперовому вигляді (hard copies) і містити печатку та підпис. Електронні документи, що видані наприклад в ОАЕ, в Україні жодна інстанція не прийме.

Крім того, навіть якщо документ надрукований на паперовому бланку, і містить підпис, печатку, назву органа, що видав, і інші відомості – це все одно не означає що інша держава буде довіряти такому документу. В першу чергу, це пояснюється тим, що закордонним інстанціям неможливо встановити чи дійсно цей документ справжній, чи він є підробкою. 

Наприклад – свідоцтво про народження видане в Україні і підписане керівником РАЦСу і скріплене печаткою РАЦС – для нас це документ, який має юридичну силу, а для Італії – ні, тому що італійський держслужбовець не може перевірити справжність цього документа сам, він не може подзвонити в РАЦС і спитатися, чи такий документ видавався, і доступу до будь-яких Український електронних реєстрів такий іноземний службовець не має, і також він не володіє українською мовою, щоб щось з’ясувати.

Саме тому, щоб якось вирішити це питання, світові держави погодили різноманітні процедури легалізації, які ще застосовуються в наш час.

Приклад процедури легалізації

  • Документ: Свідоцтво про народження видане в Канаді (Канада не підписала конвенцію про апостиль).
  • На свідоцтво ставиться посвідчення Ministry of Government and Consumer Services Канади, в якому канадський уряд підтверджує справжність підпису і печатки на свідоцтві виданому Vital Records Office – канадським аналогом РАЦС.
  • Після цього, документ заноситься до Консульства Канади, наприклад у Львові, де справжність підпису і печатки канадського урядовця посвідчує консул Канади у Львові.
  • Після чого, документ передається до МЗС України де підпис і печатку консула посвідчує український уряд, і ставить відповідний посвідчувальний напис і печатку  українською мовою.

Таким чином, класична легалізація – це цілий ланцюжок підтверджень справжності підписа і печатки на документі, спочатку органами країни, що видала, а потім країни, що приймає документ. Без цього – документ недійсний, і його навіть офіційно перекласти не можна!

 ТЕПЕР – БЕЗПОСЕРЕДНЬО ПРО АПОСТИЛЬ.

Оскільки вищевказана процедура легалізації була дуже марудна і довга, в певний момент країни переважно Америки і Європи домовилися, і погодили спрощену процедуру легалізації – такий собі універсальний штамп, при наявності якого всі країни-підписанти повинні відразу визнавати такий документ, без багаторівневих підтверджень. Називається ця конвенція офіційно “Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” – а по простому – просто Гаазька конвенція про Апостиль.

Саму цю універсальну печатку – назвали французькою мовою “Апостиль” – що приблизно і означає “засвідчення”.  Однак, дуже багато країн не підписало цієї конвенції – наприклад, Канада, Швейцарія, Китай, Єгипет і інші. Саме тому, при подачі документів в ці країни – можна повністю насолодитися біганням по різноманітних міністерствах їх представництвах і консульствах, куди спочатку ще треба записатися і сплатити їх послуги, і т.п. Отже, Апостиль – це дуже круто, зручно і швидко, звісно – якщо ваша країна підписала відповідну конвенцію))).

Як Виглядає Апостиль?
Що таке апостиль

Переважно, апостиль прикріплюють у вигляді окремого бланку/або наліпки (подеколи – проставляють у вигляді штампа) який прикріплюється, або приклеюється до документа, який посвідчується.  Апостиль завжди містить 10 пунктів у яких зазначається посилання на Гаазьку Конвенцію, визначається, хто підписав і засвідчив сам документ, а також, хто підписав і засвідчив власне Апостиль. А також печатка, переважно Міністерства закордонних справ, хоча часто апостиль ставить і мін. юстиції, освіти, а, в деяких країнах –  суди, прокуратури, міністерства і департаменти – в залежності хто за це відповідає в конкретній країні.

НА ЯКІ ДОКУМЕНТИ МОЖНА ПОСТАВИТИ АПОСТИЛЬ?
  • Рішення суду, а також судові накази, ухвали, постанови.
  • Дипломи, додатки, атестати, архівні/академічні довідки.
  • Довідка про прописку додат. Форма 13.
  • Нотаріальні заяви, довіреності, все, що на нотаріальному бланку.
  • Всі документи, що видає РАЦС.
  • Медичні довідки, які підписала особа, що подавала зразки свого підпису в місцеве представництво МЗС.
  • Витяги з реєстрів (через Афідевіт).
  • Довідки з ЖЕКів – через нот. копію.
  • Довідки про несудимість.
АПОСТИЛЬ НЕМОЖЛИВО ПОСТАВИТИ НА:
  • Якщо документ, наприклад заяву, засвідчило і видало консульство України в іншій країні (потрібно тоді робити легалізацію).
  • Приватних довідках від роботодавців, цивільно-правових договорах –  на всьому, що містить приватні печатки –  апостиль не ставиться.
  • Рішення третейських судів.
  • Трамвайних квитках, поезії, повідомленнях в вайбері.
  • Свідоцтв РАЦС періоду СРСР, 90-х років, а також початку 2000-х, (до 2010 майже не ставлять). Свідоцтвах про народження виданих сільрадами і консульствами –  апостиль не поставлять.
  • Неможливо поставити апостиль на іноземний документ в Україні –  тільки в тій країні, яка його видала.