Ставити чи не ставити Апостиль ?

Ставити чи не ставити Апостиль ?

22.12.2003 року набув чинності Закон N 2933-III від 10.01.2002 року про приєднання до Гаазької конвенції що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.1961 року відповідно до якої відбувається процедура проставлення Апостиля.

Нагадаємо, що відповідно до ст. 5 згаданої Конвенції заповнений належним чином апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ. Підпис, відбиток печатки або штампа на апостилі не потребують ніякого засвідчення.

Незважаючи на те, що така процедура застосовується вже 15 років і, здавалось, всі питання мали би бути вирішеними однозначно, питання виникають постійно. Оскільки хтось звертається до нас вперше з таким питанням і може стикнутися з необґрунтованими або просто незаконними вимогами щодо необхідності проставлення апостиля чи з іншими питаннями.

Доволі часто до нас звертаються з питаннями чи потрібен апостиль на документи, що видані офіційними установами Республіки Польща, оскільки таке вимагають у наших органах, оскільки, засвідченого нотаріально перекладу відповідного документа з польської на українську мову – недостатньо.

Тому хочемо роз’яснити це питання з посиланням на норми національного та міжнародного права.

І так:

За ст. 3 Конвенції єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення передбаченого статтею 4 апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Однак дотримання згаданої в попередній частині формальної процедури не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.

Перелік країн-учасниць , що приєдналися до Конвенції:

Австралія, Австрія,Азербайджан*, Албанія, Андорра, Антигуа та Барбуда, Аргентина, Багами, Барбадос, Бахрейн, Беліз, Бельгія, Білорусь*, Болгарія*, Боснія та Герцеговина, Ботсвана, Бразилія (з 14.08.2016), Бруней, Бурунді, Вануату, Венесуела,Вірменія*, Гондурас, Гренада, Греція, Грузія* (не поширюється на Автономну Республіку Абхазії та колишню автономну область Південної Осетії), Данія (не поширюється на Гренландію та Фарерські острови), Домініка, Домініканська Республіка, Еквадор, Ель-Сальвадор, Естонія*, Ізраїль, Індія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Кабо-Верде, Казахстан*, Киргизстан*, Китайська Народна Республіка (поширюється лише на Гонконг і Макао), Кіпр, Колишня Югославська Республіка Македонія*, Колумбія, Косово (з 14.07.2016)**, Коста-Ріка, Латвія*, Лесото, Литва*,Ліберія, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Малаві, Мальта, Марокко (з 14.08.2016), Маршаллові острови, Мексика, Монако, Монголія*, Намібія, Нідерланди, Нікарагуа, Німеччина, Ніуе, Нова Зеландія (не поширюється на Токелау), Норвегія, Оман, Острови Кука, Панама, ПАР (Південно-Африканська Республіка), Парагвай, Перу, Польща*, Португалія, Республіка Корея, Республіка Молдова*, Росія*, Румунія*, Самоа, Сан-Марино, Сан-Томе і Принсіпі, Свазіленд, Сейшельські острови, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кітс і Невіс, Сент-Люсія, Сербія*, Словаччина, Словенія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії (не поширюється на країни, які здобувши незалежність (вийшли зі складу Великої Британії) не підписали Конвенцію), Сполучені Штати Америки, Суринам, Таджикистан*, Тонга, Тринідад і Тобаго, Туреччина, Угорщина*,Узбекистан*, Україна (не поширюється на АРК, а також на окуповані території Донецької і Луганської областей), Уругвай, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чехія*, Чилі (з 30.08.2016), Чорногорія, Швейцарія, Швеція, Японія,

Слід звернути увагу, якщо країна-учасник заперечує проти приєднання країни до Конвенції, то Конвенція не застосовується у відносинах між такими країнами. Україною було висловлено заперечення щодо приєднання Косово до Конвенції, у зв’язку із апостиль на документах для використання на території Косово не проставляється.

Крім цього, Україна є учасником договорів про правову допомогу, що скасовують вимогу додаткового засвідчення чи легалізації офіційних документів, а саме: Азербайджан, Білорусь, Вірменія, Грузія, Казахстан, Киргизія, Молдова, Росія, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Литва, Естонія, Латвія, Чехія, Угорщина, Польща, Монголія, В′єтнам та КНР.

Відповідно до статті 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» від 2005 року документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України

Міжнародні договори України, які регулюють питання правових відносин і міжнародної правової допомоги у цивільних справах, містять положення про те, що документи, складені або засвідчені компетентним органом однієї Договірної Сторони та підтверджені підписом уповноваженої особи й офіційною печаткою, є дійсними на території іншої Договірної Сторони без подальшого засвідчення.

Проте не все так однозначно.

Міністерством юстиції України надано Роз’яснення щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін (Лист N 26-26/291 від 11.05.2010 року).

Міністерством юстиції України за сприяння Міністерства закордонних справ України досліджено їх виконання компетентними органами іноземних держав в частині практики застосування вимоги легалізації до документів, виданих компетентними органами України.

За результатами слід констатувати, що на території Болгарії, Естонії, Латвії, Литви, Польщі, Румунії, Сербії та Чехії приймають без будь-якого додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) усі види офіційних документів незалежно від того, якими органами України вони видані і з якою метою.

Так само офіційні документи звільняються від потреби легалізації в державах-членах СНД, оскільки це передбачено Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року.

На території Грузії та Македонії приймають без будь-якого додаткового засвідчення усі офіційні документи, видані компетентними органами України чи засвідчені уповноваженими особами, крім документів, виданих податковими органами.

На території В’єтнаму, Греції, Єгипту, Ірану, Кіпру, Китаю, Словаччини, Словенії, Туреччини, Угорщини, Хорватії та Фінляндії без будь-якого додаткового засвідчення приймають лише ті офіційні документи, видані або засвідчені компетентними органами України, які надходять від установ юстиції (або інших компетентних органів, визначених для цілей відповідного міжнародного договору), у провадженні яких знаходяться цивільні або кримінальні справи, з метою виконання запитів (доручень) про міжнародну правову допомогу чи розгляду клопотань про визнання і виконання судових рішень, що надсилаються безпосередньо у цілях виконання міжнародних договорів про правові відносини і правову допомогу в цивільних справах.

Таким чином, усі офіційні документи, які складені чи засвідчені компетентними органами В’єтнаму, Греції, Єгипту, Ірану, Кіпру, Китаю, Словаччини, Словенії, Туреччини, Угорщини, Хорватії та  Фінляндії і які надсилаються чи подаються державними органами, юридичними та фізичними особами, слід приймати на території України лише за умови засвідчення їх дійсності шляхом консульської легалізації або шляхом проставлення апостиля відповідно до Конвенції. Таке засвідчення не вимагається у разі, якщо це прямо передбачено окремими галузевими міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України. Наприклад, легалізація чи апостилювання не застосовується до офіційних документів, що надходять від компетентних  органів цих держав в порядку надання міжнародної правової допомоги у цивільних та кримінальних справах при виконанні відповідних міжнародних договорів України, як зазначено у попередньому абзаці цього листа.

Перелік міжнародних договорів України, положення яких застосовуються з метою звільнення від легалізації чи апостилювання офіційних документів, виданих на території держав, які є їх Сторонами:

  1. Договір між Україною та Республікою Болгарія про правову допомогу в цивільних справах  2004 року;
  2. (*) Договір між Україною і Республікою Грузія про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах 1995 року;
  3. Договір між Україною і Естонською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах 1995 року;
  4. Договір між Україною і Латвійською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1995 року;
  5. Договір між Україною і Литовською Республікою про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1993 року;
  6. (**) Договір між Україною та Республікою Македонія про правову допомогу в цивільних справах  2000 року;
  7. Договір між Україною і Республікою Молдова про правову допомогу та правові відносини у цивільних і  кримінальних справах 1993 року;
  8. Договір між Україною і Республікою Польща про правову допомогу та правові відносини у цивільних і  кримінальних справах 1993 року;
  9. Договір між Україною і Румунією про правову допомогу та правові відносини в цивільних справах 2002 року;
  10. Договір між Україною і Республікою Узбекистан про правову допомогу і правові відносини у цивільних і сімейних справах 1998 року;
  11. Договір між Україною і Чеською Республікою про правову допомогу і правові відносини у цивільних справах 2001 року;
  12. Договір між Союзом Радянських Соціалістичних Республік і Федеративною Народною Республікою Югославія про правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах 1962  року (у відносинах із Сербією);
  13. (*) Конвенція про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року.

_______________

(*) у відносинах з Грузією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі міжнародних договорів України, укладених у податковій сфері.

(**) у відносинах з Македонією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі міжнародних договорів України, укладених у податковій сфері.

Таким чином, офіційні установи та органи України зобов’язані прийняти офіційні документи Польщі з нотаріально засвідченим перекладом з польської мови на українську мову без додаткового засвідчення такого документа.

Дуже часті питання, а також замовлення відповідно, на проставляння апостиля на документах для ВУЗів країни-учасниці Конвенції, хоча між такою країною та Україною підписана угода про відміну додаткового засвідчення українських освітніх документів, знову ж таки, для Польщі.

В такому Міністерство освіти і науки України не відмовить Вам у процедурі поставлення апостиля на освітньому документі. Але рекомендуємо уточнити чи справді апостиль потрібен, можливо у Вас вимагають засвідчити апостилем переклад документа, який засвідчується у нотаріуса, апостиль в такому випадку ставить Міністерство юстиції України.

Якщо ж у Вас все таки вимагають поставити апостиль на освітніх документах, то Ви можете, залежно від поставлених Вами цілей та особистих переконань:

  • піти методом найменшого спротиву та поставити апостиль;
  • переконати сторону, що вимагає в тому, що ставити апостиль не потрібно;
  • якщо є бажання, сили, час, то звернутися з запитом до дипломатичних чи консульських установ з проханням переконати сторону, що вимагає.